In questo articolo, specializzato per il mondo dei negozi, parliamo di:
- Metodo per ordinare i giustificativi di spesa ยป
- Come tracciare le spese ยป
- Differenza tra costi variabili e costi fissi di un negozio ยป
- Attenzione a come registri certi costi ยป
Buona lettura!
Sono molti negozianti con grandi dubbi su come calcolare le spese di un negozio, la risposta รจ davvero semplice ma non รจ cosรฌ ovvia come sembra.ย
Con questo articolo scoprirai che tracciare i costi รจ molto meno complesso di quel che sembra. Ma bisogna avere un metodo.ย
1. Come tenere in ordine i giustificativi di spesa e cosa sono
Incominciamo con il dire che per giustificativi di spesa sโintende il pezzo di carta che giustifica e documenta una spesa pagata con i soldi del negozio, quindi: scontrini, fatture, ricevute, pagamenti con carta di credito.
Chiarito il concetto di cosa sia un giustificativo, devi sapere che per la gestione dei costi non ha nessuna rilevanza che la contabilitร sia tenuta in modo manuale o informatico, perchรฉ in ogni caso devi tenere in ordine tutti i tuoi giustificativi cosรฌ da non perderli.
Tieni tutti i giustificativi ordinatamente archiviati per categoria e mese di appartenenza, perchรฉ quando alla fine della giornata, della settimana, del mese, del trimestre, del semestre, o dellโanno hai bisogno di calcolare o rivedere i costi, devi essere in grado di trovare tutto quel che ti serve in un nano secondo.
Perciรฒ la regola n. 1 da seguire รจ: ordine mentale e documenti ben archiviati.
Come creare il tuo archivio cartaceo
Ecco come ti consiglio di ordinare i giustificativi delle tue spese, cosรฌ da trovare al volo tutto quello che ti serve per calcolare i tuoi costi, mese dopo mese, e non perdere nulla.
- Prendi un raccoglitore o altro contenitore ad anelli.
- Dividi il tuo raccoglitore per mese, utilizzando 12 separatori, uno per ogni mese dellโanno.
- Allโinterno di ogni mese inserisci altri separatori, ciascuno relativo alle varie categorie di costi che hai (acquisto merce, affitto, utenze, pubblicitร , etcโฆ)
- Procurati delle buste di plastica trasparenti aperte in alto, forate sul lato sinistro, cosรฌ da poterle inserire nel tuo raccoglitore ad anelli. Queste saranno le buste dove andrai ad archiviare i tuoi giustificativi cosรฌ che rimangano ordinati, non si stacchino, non si sciupino, non si rompano e non si perdano.
- Procurati un registro dei corrispettivi manuale, sul quale segnerai giorno dopo giorno le vendite del giorno, il loro imponibile, lโaliquota IVA, lโimporto IVA e il totale IVA inclusa. Questo non ha a che vedere con i costi ma va fatto.
- Procurati un quaderno per lโarchivio delle chiusure giornaliere, lo trovi nei negozi di cartoleria e prodotti per ufficio, tipo Buffetti, ed รจ un libro le cui pagine sono divise in tante piccole sezioni dove potrai appiccicare tutte le chiusure giornaliere delle vendite del tuo negozio, dal 1 gennaio fino al 31 dicembre di ogni anno. Le chiusure giornaliere vanno conservate in ordine cronologico, cioรจ di data, esattamente come vengono elencate sul registro dei corrispettivi.
- Archivia tutti i tuoi giustificativi seguendo questo ordine: mese di appartenenza (mese a cui la spesa si riferisce, che in alcuni casi puรฒ essere diverso dalla data indicata in fattura) , tipo di spesa.
Trova il tuo metodo, quello con cui ti trovi a tuo agio
I metodi di archiviazione sono soggettivi, ognuno puรฒ utilizzare il proprio, quello con cui si trova meglio, a condizione che sia ordinato e che consenta di trovare tutto e subito. Il metodo che ti ho suggerito poco fa puรฒ anche essere ribaltato al contrario, cioรจ:
- Prendi un raccoglitore
- Dividi in raccoglitore in diverse sezioni, utilizzando dei separatori che rappresentano i vari tipi di costo che hai
- Dividi ogni categoria di costo per mese
- Dentro a ogni categoria di costi/mese inserisci le tue cartelline di plastica trasparenti dove andrai ad archiviare i giustificativi
Trova il tuo metodo, quello con cui ti trovi a tuo agio, e usalo.
Fai un archivio elettronico ordinato
Oltre a conservare i giustificativi cartacei, una cosa che reputo utile รจ di fare la scansione pdf dei giustificativi e tenerli archiviati nel proprio Cloud (e non sul computer) secondo lo stesso criterio utilizzato per lโarchivio cartaceo
In questo caso, come fai ad avere tutti i tuoi pdf elencati in ordine cronologico?
Facciamo un esempio: devi archiviare elettronicamente la ricevuta n. 2 del 1 febbraio 2050, relativa allโaffitto del negozio.
Nominerai il tuo file mettendo prima del nome la data espressa in questo formato: anno mese giorno.
20500201 Ricevuta n. 2 Affitto Febbraio
Mettendo prima del nome del tuo file la data in questo formato, i documenti pdf saranno sempre archiviati in ordine cronologico e sarร molto facile trovarli.
Lโarchivio elettronico non esclude lโarchivio cartaceo (a meno che nel paese dove il tuo negozio lavora non vi sia lโobbligo di conservazione dei documenti), ma รจ un di piรน che ti consentirร di avere tutti i tuoi documenti sempre a portata di mano, ovunque tu sia, nel tuo computer, e ti mette al riparo in caso di incidenti che possano determinare la distruzione o la perdita dei documenti.
Idem per dove salvare i documenti, consiglio di salvare tutte le scansioni su un cloud, come dropobox o google drive. Questo perchรจ se il tuo computer si rompe o viene rubato sei fregato.
Questa รจ unโesperienza che ho fatto personalmente molti anni fa e che non auguro a nessuno. Aperta e chiusa questa piccola parentesi, vediamo ora come tracciare le spese di un negozio.
2. Come tracciare le Spese di un Negozio
Hai solo due modi per conoscere le spese del tuo negozio e per controllare che tu stia crescendo e migliorando:
- Tieni la contabilitร con un apposito programma
- Tracci le tue spese a mano
Personalmente spingo molto per la primaโฆ Tutti i negozianti dovrebbero avere un programma di contabilitร con il quale รจ possibile correggere errori, scritture, importi, e avere totali e tanti report automatici, sempre aggiornati e con zero fatica.
Quindi se usi un programma e magari sei anche in contabilitร ordinaria, inutile aggiungere altro, inserendo le tue registrazioni allโinterno del tuo software otterrai dettagli di costi, ricavi e risultati, e report di ogni tipo, come li vuoi tu.
E se non hai ancora un programma di contabilitร ?
Se non hai ancora un programma di contabilitร , lโunica strada che hai a disposizione รจ di tracciare le spese del negozio a mano compilando dei fogli Excel.
Usando un file Excel, potrai avere, anche allโinterno dello stesso file di lavoro, una serie di fogli di dettaglio, dove andrai a scrivere, ogni giorno, tutto quello che fai nel negozio:
- Venduto
- Costo di acquisto della merce
- Quanto hai speso per il packaging dei prodotti
- Costi dei trasporti
- Quanto hai speso di affitto
- Costo del personale (importo al lordo di contributi e tasse a carico del negozio: non fare lโerrore di pensare che il costo di un dipendente sia lo stipendio netto che gli paghi, perchรฉ รจ sbagliato!)
- Consumi di luce, acqua, gas, telefono
- Quanto รจ costato il tuo stipendio (anche questo scrivendo l’importo al lordo di tasse e contributi)
- Cifra investita per la formazione tua e del tuo personale
- Quanto investito nella pubblicitร , il sito web, lโorganizzazione degli eventi, e tutte le attivitร di marketing che hai fatto
- Quanto hai dovuto pagate di imposte e tasse
- E altro ancora… Secondo il tipo di negozio che hai, i costi possono davvero essere tanti e di varia natura.
Ricorda sempre:
- Di annotare tutti quegli scontrini che hai pagato con il denaro del negozio senza farti rilasciare fattura. Gli scontrini vanno spesso a finire nel cestino o vengono smarriti e questo รจ un grosso errore in quanto sono costi a carico del negozio e vanno considerati.
- Nel tenere nota dei tuoi costi e ricavi togli sempre lโIVA, cioรจ non considerarla perchรฉ lโIVA non รจ un costo neโ un ricavo, ma รจ un debito o un credito che hai verso lโErario.
Come Registrare le spese del negozio con Excel
Se non ce lโhai, acquista un computer portatile, cosรฌ da potertelo portare dietro quando lavori da casa, e poi scarica da internet Excel gratuito.
Scaricato Excel, crea un file di lavoro per ogni tipologia di spesa, oppure, a tua discrezione, crea un solo file allโinterno del quale farai tante cartelle di lavoro, ognuna riferita ad un tipo di spesa.
Il tuo foglio di lavoro sarร impostato cosรฌ:
- nella colonna piรน a sinistra metti i giorni del mese
- nella riga metti le varie informazioni riferite alla spesa (data โ numero fattura/ scontrino fiscale/ricevutaโ descrizione โ importo (IVA esclusa) โ se ti serve aggiungi in fondo a destra una colonna per le tue note
- Metti un totale in fondo alla colonna dellโimporto. Se dovesse servirti avere un totale delle spese per settimana, con Excel puoi avere anche dei subtotali settimanali o come li vuoi tu e puoi rielaborare i dati in mille modi diversi senza fare fatica.
- In una cartella separata crea un riepilogo che vada a prendere i vari totali del mese per ogni spesa e che totalizzi le spese per mese.
In sostanza il lavoro da fare consiste in questo:
- annotare tutti i giustificativi di spesa (fatture, scontrini, ricevute, tutto!) che ti passano tra le mani
- dopo averli annotati nel file Excel fai la scansione di ogni singola cosa
- infine archivia tutto nel tuo bel raccoglitore ad anelli, dentro la corretta categoria di spesa e il mese di appartenenza.
Questo รจ soltanto uno dei tanti modi possibili per tenere in ordine i documenti del negozio, che per te sono molto importanti perchรฉ ti servono per avere il controllo di quello che fai.
3. Come calcolare le spese di un negozio: Differenza tra Costi variabili e costi fissi di un negozio
I costi di un negozio possono essere classificati in diversi modi. Nellโambito del controllo di gestione di un negozio parliamo prevalentemente di costi fissi e costi variabili.
I costi fissi di un negozio sono quei costi che:
- Non puoi fare a meno di avere, perchรฉ senza sostenere questi costi non puoi aprire la porta del negozio al pubblico. Esempio: affitto del locale, energia elettrica, dipendenti, merce, e altro ancora
e/oppure
- Non variano con il variare delle vendite, cioรจ il cui aumentare o diminuire non รจ influenzato dallโandamento delle vendite. Esempio: Affittoโฆ perchรฉ che tu venda 1 o 1 milione, lโaffitto รจ sempre lo stesso; Tassa di occupazione del suolo pubblico, perchรฉ la tassa รจ fissa e non proporzionata alle vendite
I costi variabili di un negozio sono quei costi che:
- Variano con il variare delle venditeโฆ Piรน vendo e piรน merce devo acquistareโฆ piรน vendo e di piรน personale ho bisogno
e/oppure
- Non sono indispensabili per aprire il negozio al mattinoโฆ Esempio: costi di marketing, inaugurazione ed eventi, vetrine, sito web, costi promozionali
Il costo di una piattaforma e-commerce รจ ad esempio un costo variabile, non indispensabile per un negozio tradizionale che vende su stradaโฆ mentre diventa un costo fisso, inteso tale sia in quanto indispensabile che per il fatto che non aumenta con lโaumentare delle vendite, per quei negozi che vendono on line.
Eโ chiaro questo concetto?
Chi vende on line non puรฒ fare a meno di un sito, giusto? Questo esempio vuole proprio farti capire che un costo che รจ variabile per te non รจ detto che lo sia anche per tutti i tuoi colleghi negozianti.
I costi che ho citato in questi esempi di classificazione di costi fissi e variabili, non sono una lista completa ma sono solo degli esempi di come un costo puรฒ essere classificato.
Allenati a ragionare sui singoli costi del tuo negozio e inizia a capire quali sono costi fissi e quali sono variabili!
Ricorda che un costo fisso puรฒ essere nel contempo anche variabile, oppure no, e viceversa.
Lo stipendio รจ un costo variabile o fisso?
Il costo dei dipendenti รจ un costo variabile perchรฉ i costi del personale di solito aumentano con lโaumentare delle vendite. Ma puรฒ essere anche un costo fisso, nel senso che non se ne puรฒ fare a meno, per quei negozi che sono gestiti da dipendenti o dove il personale dipendente รจ indispensabile per aprire la porta al mattino.
Per il negoziante che lavora da solo, il costo del personale di solito รจ un costo variabile.
Il costo del compenso del negoziante รจ un costo fisso, perchรฉ non aumenta e non diminuisce in funzione delle vendite e perchรฉ il negoziante deve essere presente in negozio ogni mattina, se no il negozio non puรฒ aprire! In teoria il negoziante si paga uno stipendio!
Dico in teoria, perchรฉ ancora molti negozianti non si pagano, e questo non va bene!
Nel valutare se un negozio sta in piedi sulle proprie gambe ed รจ sostenibile nel tempo, il compenso del negoziante va sempre conteggiato.
Non esiste affermare che il conto economico รจ positivo oppure pareggia e che il negozio a conti fatti va bene, se non ti paghi e non consideri il tuo costo prima di determinare il risultato del tuo negozio.
4. Attenzione a come registri certi costi.
Per registrare i tuoi costi nella contabilitร informatica o manuale del negozio, devi sempre tenere a mente questi due principi:
- LโIVA devi toglierla sempre perchรฉ non e mai neโ un costo neโ un ricavo, e quindi non va considerata MAI nel valutare e aggregare dati economici che portano poi ad ottenere il conto economico del negozio
- Alcuni costi sono costi pluriennali, cioรจ costi sostenuti dal negozio all’interno di un dato esercizio economico, ma che non vengono considerati totalmente all’interno del conto economico di quellโesercizio economico in quanto non sono di competenza esclusiva di quellโesercizio, avendo carattere pluriennale. Vengono pertanto “capitalizzati”, cioรจ registrati a stato patrimoniale tra le cose che il negozio ha, e ogni anno vengono parzialmente spesati fino a concorrenza del loro valore iniziale di acquisto.
Facciamo un esempio praticissimo:
Ho un negozio dove produco dolci e piatti gastronomici destinati al catering, e faccio servizio a domicilio presso i clienti. Ho anche un addetto che ogni giorno va in giro per la cittร a consegnare gli ordini ai clienti.
Ipotizzando che il negozio sia proprietario del furgone utilizzato per le consegna, il costo di acquisto del furgone non viene messo integralmente nel conto economico del negozio nellโanno di acquisto del furgone, ma viene distribuito su piรน anni in funzione della vita presunta di quel bene.
Se il mio furgone ha una vita presunta di 10 anni e lโho pagato 10 mila, a partire dallโanno di acquisto e per i 9 anni successivi, ogni anno metterรฒ a conto economico un costo pari a 1/10 del costo complessivo di quel bene, cioรจ un costo di 1.000. Questo รจ il costo relativo allโutilizzazione e alla svalutazione di quel bene che ha natura pluriennale.
Alla fine del 10โ anno avrรฒ complessivamente inserito in bilancio un totale di 10.000 di costi per utilizzo e svalutazione di quel mezzo, e alla fine del 10โ anno contabilmente il mio furgone non varrร piรน nulla perchรฉ avrรฒ finito di ammortizzarlo e spesarlo: 10.000 era il costo iniziale di acquisto del mezzo che ho messo a stato patrimoniale, e 10.000 sono gli ammortamenti complessivamente registrati in bilancio, nel periodo di 10 anni di vita del bene.
Se quindi sostieni dei costi di carattere pluriennale, quali: arredamento, autoveicoli, attrezzature e macchinari, forni, impianti di vario genere di cui il tuo negozio รจ fornito, il negozio stesso, se hai acquistato i muri del negozio, ricordati che quel costo non devi spesarlo interamente nellโanno in cui lo sostieni, ma devi ripartirlo su piรน anni.
Esempio sul sito web:
Anche il sito Web รจ un investimento pluriennale perchรฉ si suppone che un sito web determini un incremento della visibilitร del negozio e delle vendite lungo il tempo. Il beneficio economico che deriva dallโaver implementato un sito, non รจ un beneficio limitato solo al primo esercizio economico, ecco perchรฉโ il sito web normalmente viene capitalizzato e spesato su piรน anni.
Tenuti a mente questi due principi fondamentali, IVA da escludere sempre e costi di natura pluriennale da distribuire su piรน anni direi che ora sei in grado di iniziare a tracciare le spese del tuo negozio!
Inizia a farlo e fallo con regolaritร . E’ questo il segreto su come calcolare le spese di un negozio.
Eโ davvero importantissimo avere la situazione economica del negozio, per poterne controllare lโandamento, individuare e correggere gli errori, sanare le aree critiche o meno produttive e portare il negozio a stabilizzarsi e crescere.
Un ultimo consiglio.
Abbiamo visto come calcolare le spese di un negozio ma naturalmente sei tu a dover decidere cosa fare NEL tuo negozio e DEL tuo negozio, Il mio compito รจ di mettermi una mano sulla coscienza e di consigliarti di usare un programma di contabilitร , indipendentemente da quanto sia piccolo o grande il tuo negozio, da quanto vendi o non vendi, da quanto tu abbia il progetto di espanderti o meno, se non fosse per semplificarti la vita.
Un grande in bocca al lupo e mi raccomandoโฆ calcola le spese!
Alla prossima,
Sabina Liberatore
Autrice del corso Controllo di gestione del negozio
Studia, agisci, misura, migliora e soprattutto… controlla i numeri!