Controllo di Gestione di un negozio: le 7 cose da fare

Un negozio è una piccola impresa in cui, per tenere la situazione economico-finanziaria sotto controllo, il titolare deve conoscere alla perfezione margini, costi, profitti e flussi di cassa. Ha bisogno, cioè, di un sistema di controllo di gestione del proprio negozio.

Certo, un negozio può anche provare a  sopravvivere senza controllo, affidandosi a una gestione “a vista”. Così facendo però bisogna essere consapevoli dei rischi che si corrono, rischi che potrebbero costare molto denaro. La strada per limitare questo pericolo c’è ed è più facile di quel che sembra: si tratta, in sostanza, di imparare a raccogliere e analizzare alcuni semplici dati.

Il controllo di gestione è l’unico strumento che ogni negoziante come te può sfruttare per conoscere davvero l’andamento del suo negozio e capire quanto sia realmente profittevole. Al contrario, chi evita i numeri e si affida al caso, è spesso accecato dalla falsa speranza che tutto stia andando bene, quando invece non è così.

Se senti di essere un negoziante consapevole che vuole avere il controllo del suo negozio, metti in conto il fatto di dover acquisire competenze che ancora non hai. Nel corso di questo articolo scoprirai i sette passaggi chiave per approcciarti al controllo di gestione del tuo negozio e sfruttarlo al meglio per raggiungere i tuoi obiettivi.

1. DECIDI DI PRENDERE IL CONTROLLO

Sì, questa è il primo passo da compiere, e dipende solo da te.

Continuare a temporeggiare, ignorare i conti ed evitare i ragionamenti strategici sull’andamento delle vendite è quanto di più dannoso tu possa fare per il tuo negozio. Prendi in mano la situazione e fai quello che è importante fare!

Un negoziante che sa di essere fuori controllo ed evita i numeri è come colui che cerca di controllare un’auto che sta slittando sul ghiaccio: potrà girare il volante quanto vuole ma l’auto non cambierà il suo percorso. E dare la colpa alla strada o al ghiaccio non servirà a nulla…non è forse meglio imparare a riprendere il controllo del veicolo?

2. RACCOGLI I DATI DEL TUO NEGOZIO

Inizia a raccogliere i numeri del tuo negozio e a usarli a tuo vantaggio. I dati da monitorare si dividono in tre tipologie:

1. le vendite effettuate;
2. il costo del venduto (cioè il costo di quello che vendi);
3. le spese del negozio.

Relativamente al terzo punto, le spese principali da tenere in considerazione sono:

• affitto;
• personale dipendente;
• sponsorizzazioni e pubblicità;
• utenze (luce, acqua, gas, telefono e internet);
• costi di manutenzioni e riparazioni
• eventuali leasing e noleggi;
• materiale di consumo vario e cancelleria;
• imposte e tasse tipo SIAE, imposta sull’occupazione del suolo pubblico, tassa sui rifiuti;
• costi bancari e finanziari;
• tutti gli altri costi che sai di avere nel tuo negozio.

Raccogli tutti questi numeri in modo costante e ben organizzato, tenendoli divisi per tipologia.

Se vuoi gestire questi dati con semplicità e in maniera professionale ti consiglio di affidarti a un programma di contabilità. In alternativa, specie se il tuo negozio ha una gestione semplice, puoi creare un file Excel.

3. VERIFICA QUANTO E SE IL NEGOZIO È PROFITTEVOLE

Per controllare la profittabilità del negozio, di ogni reparto, delle linee e marche che vendi, pensa a come dividere il negozio in settori reali o virtuali. Queste aree “tematiche” sono quelle che vengono chiamate centri di responsabilità o centri di costo. Per farti un esempio, i centri di costo potrebbero essere:

• linea uomo, linea donna;
• marca x, marca y;
• reparto abbigliamento, reparto scarpe;

E via così, secondo come tu decidi di voler raccogliere e analizzare i dati. Il controllo di gestione di un negozio ti dà la possibilità di osservare i dati globali del negozio e scendere più in profondità, osservando la profittabilità dei singoli centri di costo.

4. TIENI SOTT’OCCHIO LE VENDITE

Monitora le tue vendite e tracciale ogni giorno. In questo modo ti costruirai uno storico di dati che ti mostri l’andamento nel dettaglio.

• Quanto hai venduto?
• Sei in crescita o in calo?
• Di quanto in valore?
• Di quanto in percentuale rispetto al mese prima, ala stagione precedente o all’anno passato?
• Cosa puoi fare per incrementare le tue vendite?
• E cosa potresti migliorare o lasciar perdere?

Grazie al controllo di gestione del negozio riuscirai a dare risposta a tutte queste domande importantissime.

5. VERIFICA I MARGINI DEI PRODOTTI

Calcolare il margine che ottieni dalla vendita dei prodotti ti serve per capire quanto denaro ti rimane per pagare le spese del negozio.

Il margine è il risultato del tuo conto economico che deve riuscire a pagare tutte le spese del tuo negozio. Se questo non accade stai perdendo denaro e sicuramente devi correggere qualcosa. Monitorare il margine totale (così come quello delle singole linee o di ciascun prodotto) ti farà capire se la gestione del tuo negozio è sostenibile nel tempo e funzionale alla sua crescita.

Quando il margine è troppo basso devi fare subito un’analisi approfondita per capire  cosa ti sta togliendo troppe risorse e cosa fare per avere un margine migliore. Questo studio ti permetterà di decidere se:

1. puntare su un aumento delle vendite;
2. puntare sulla vendita di articoli con un margine più alto, magari eliminando i prodotti o le linee che non ti portano risultati soddisfacenti (cioè abbastanza soldi).

In generale, quando il margine è basso occorre vendere di più e stare doppiamente attenti alle spese. E per fare tutto questo avrai sempre bisogno di raccogliere e monitorare i tuoi dati e risultati.

6. ATTENZIONE AI COSTI

Verifica che non ci siano sprechi di denaro o aree in cui potresti risparmiare o investire meglio. Il tuo negozio non deve solo vendere ma anche impiegare il denaro con attenzione: gli investimenti dovrebbero portare a un ritorno maggiore del costo sostenuto.

Preparati, perché gli errori saranno inevitabili. La bella notizia è che con il controllo di gestione potrai capire come e dove migliorare per aumentare i tuoi profitti.

7. ASSICURATI DI AVERE FLUSSI DI CASSA POSITIVI

Occhio alla cassa: in una gestione sana devi conoscere esattamente quanto entra dagli incassi e quanto esce, da che cosa e per che cosa.

Oltre ad un conto economico che tenga d’occhio vendite, margini, profitti e spese, la cassa è il secondo elemento cruciale per il controllo di gestione del negozio. Tenere traccia della situazione dei flussi di cassa (o “cash flow”) significa analizzare il flusso dei soldi che entrano ed escono dalle operazioni del negozio.

Se la parte economica è importantissima, i flussi di cassa lo sono ancora di più! Un negozio si sostiene e si autofinanzia quando ha un Cash Flow positivo, cioè quando incassa più di quanto spende. Per questa ragione, se non sai da dove partire e magari senti di essere a corto di soldi, ti consiglio di iniziare subito dall’analisi del tuo flusso di cassa.

SELF CONTROL E CONCLUSIONI SUL CONTROLLO DI GESTIONE DI UN NEGOZIO

Ti faccio una domanda: da 1 a 10 quanto ti senti a tuo agio con i numeri?

Che la tua risposta sia 1 o 10 non importa, in realtà. Quello che veramente conta è quanto sono forti in te la volontà e il bisogno di agire.

Se vuoi avere il pieno controllo di gestione del tuo negozio, fallo in modo responsabile. Non lasciare che vada in coda alla lista delle urgenze! Se farai il controllo in modo sistematico, con il passare del tempo avrai altissime probabilità di ottenere i risultati economici e motivazionali che vuoi.

Non serve che tu faccia il controllo di gestione in modo fiscale. Basta solo del buon senso e la voglia di capire che per arrivare agli obiettivi previsti devi sapere dove stai andando, dove sbagli e come migliorare. E se farai poco o niente per rimediare, stai buttando via tempo, risorse e opportunità preziose.

Buon controllo!

Sabina Liberatore
Autrice del corso Controllo di gestione del negozio
Studia, agisci, misura, migliora!